Maßnahmenplanung & Aufgabennachverfolgung

Bei der Maßnahmenplanung werden Aufgaben formuliert, in eine zeitliche Reihenfolge gebracht und Verantwortlichen zugewiesen.

Bei der Aufgabennachverfolgung werden Erledigung, Termine und beabsichtigte Wirkung überprüft. Dieses zweiteilige Werkzeug dient der Vorbereitung der zielgerechten Umsetzung sowie der Statuskontrolle der Aufgaben für die einzelnen Verantwortungsbereiche. Basis der Maßnahmenplanung sind Zeitstrahl & Vorhersage. Während der Planung können letzte Widersprüche und Synergien zwischen den Handlungen aufgedeckt werden. Wird die Maßnahmenplanung um eine Statuskontrolle ergänzt, eignet sie sich in der Ausführungsphase gleichzeitig als Kontrollinstrument.

Praxistipp: Erfahrungsgemäß neigt man dazu, in die Aufgabennachverfolgung auch kleinere und kleinste Aufträge aufzunehmen wie „Etwas recherchieren“ oder „Kontakt aufzunehmen.“ Derartige Aufgaben sollten eher auf einer ToDo-Liste beim jeweiligen Bearbeiter nachgehalten werden. In die zentrale Aufgabennachverfolgung im Stab sollten eher größere Meilensteine und für den Einsatzerfolg kritische Handlungen aufgenommen werden.

Praxistipp: Dieses Werkzeug ist ein sehr wichtiges Tool für den Aufgabenbereich Einsatz. Es hat sich bewährt in diesem Bereich einen Verantwortlichen zu benennen, der alle Maßnahmen in Einklang bringt und die Erledigung überprüft. Bei der Erfassung der Maßnahmen ist diese Funktion erfahrungsgemäß stark auf Zuarbeit aller Teammitglieder angewiesen.

Praxistipp: Bei der Maßnahmenplanung können Zeitstrahl & Vorhersage als Ausgangspunkt herangezogen werden. Die Maßnahmen können dabei rückwärts vom Erledigungszeitpunkt aus geplant werden. Als Basis hierfür eignen sich transparente Folien, die über Zeitstrahl & Vorhersage gelegt werden, oder Fotos davon die an einem Tablet-PC bearbeitet werden können.

Praxistipp: Die Aufgabennachverfolgung kann auf einem Schreibblock, mit Metaplankarten oder in einer Tabellenkalkulation geführt werden. Dieses Werkzeug kann bereits vorbereitend angelegt werden, sodass es bei einem Ereignis rasch an die Organisation des Einsatzes angepasst werden kann.